Intégrer l’Intelligence Artificielle dans le quotidien administratif d’un établissement scolaire
Version du programme : 1
Type de formation
PrésentielDurée de formation
7 heures (1 jour)Accessibilité
OuiIntégrer l’Intelligence Artificielle dans le quotidien administratif d’un établissement scolaire
🏫 Pourquoi cette formation est-elle stratégique pour un établissement ? L’IA permet aux équipes administratives de : - absorber plus efficacement les circulaires académiques - structurer les communications institutionnelles - sécuriser les échanges avec parents et entreprises - réduire la charge mentale liée aux urgences - standardiser les pratiques internes - améliorer la qualité globale des documents diffusés Former les équipes aujourd’hui permet d’anticiper les évolutions numériques tout en gardant la maîtrise et la responsabilité humaine.
Objectifs de la formation
- Comprendre ce qu’est réellement l’IA et ce qu’elle peut apporter au service administratif d’un établissement.
- Utiliser l’IA comme assistant structurant, et non comme moteur de recherche.
- Gagner du temps sur les tâches récurrentes : rédaction, synthèse, organisation.
- Analyser plus rapidement des documents réglementaires (circulaires, décrets).
- Structurer des plannings, comptes rendus et procédures internes.
- Sécuriser l’usage de l’IA (confidentialité, vérification, responsabilité).
Profil des bénéficiaires
- Agents administratifs
- Secrétaires de direction
- Responsables pédagogiques
- Directeur·rice·s d’établissement
- Toute personne impliquée dans la gestion administrative, la coordination pédagogique et la communication institutionnelle.
Contenu de la formation
Comprendre l’IA dans un contexte administratif scolaire
- Qu’est-ce qu’une IA générative?
- Ce qu’elle fait bien (structurer, reformuler, synthétiser).
- Ce qu’elle ne fait pas (décider, garantir la vérité).
- Notion d’hallucination et importance de la vérification.
- L’IA comme assistant rédactionnel et organisationnel.
- Message clé : On n’utilise pas l’IA comme Google. On l’utilise comme un assistant de travail.
Cadre d’usage professionnel et sécurité
- Données sensibles : élèves, alternants, entreprises, RH.
- Ce qu’il ne faut jamais transmettre à une IA.
- Anonymisation des situations.
- Obligation de relecture avant diffusion officielle.
- Responsabilité humaine dans la validation des documents.
Méthode de prompting adaptée au métier administratif
- Définir le rôle (assistant administratif d’établissement scolaire)
- Donner le contexte (circulaire, réunion, parent…)
- Définir l’objectif (résumé, plan d’action, email…)
- Ajouter les contraintes (ton neutre, longueur, format)
- Imposer un format (tableau, checklist, procédure)
- Ajouter des critères de qualité (pas d’invention, signaler les zones floues)
- Objectif : obtenir des résultats directement exploitables.
Cas 1 — Réponse à un parent ou à une entreprise
- Rédiger un message clair, professionnel et structuré dans des situations sensibles :
- absence non justifiée
- demande exceptionnelle
- information organisationnelle
Cas 2 — Analyse d’une circulaire académique
- Transformer un document réglementaire en :
- résumé opérationnel
- liste des impacts pour l’établissement
- plan d’action interne
Cas 3 — Organisation d’un planning enseignant
- Transformer des contraintes (disponibilités, semaines en centre, examens) en :
- planning structuré
- tableau synthétique
- vue priorisée
Cas 4 — Compte rendu de réunion pédagogique
- Transformer des notes brutes en :
- résumé clair
- décisions actées
- tableau actions / responsables / échéances
Construire des routines durables
- Création d’une bibliothèque interne de prompts validés
- Mise en place d’une checklist de contrôle qualité
- Standardisation des formats (emails, comptes rendus, procédures)
- Définition d’un cadre d’usage partagé dans l’établissement
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Mise en situation pratique
- Production de livrables administratifs
- Feedback formateur
Qualité et satisfaction
Lieu
Capacité d'accueil
Délai d'accès
Accessibilité
Nous intégrons pleinement les questions d'accessibilité afin d'adapter nos formations dans la mesure du possible aux besoins des personnes en situation de handicap, assurant ainsi un parcours inclusif pour tous. Lors de l'analyse des besoins, un éventuel handicap sera détecté. Un entretien spécifique permettra d'évoquer les solutions d'accéssiblité nécessaires à l'accomplissement de la formation.